Organization

تنظيم الفوضى الورقية

إذا لم ترتب أمورك بشكل مناسب، ربما تتضاعف الفوضى الورقية يومياً! النصائح التالية ستساعدك على شذب الفوضى الورقية.

خزانة الملفات

بشكل أوسع

استخدم خزانة الملفات للتخزين، بغض النظر عن ضرورة الحجم والشكل، ولكن اتركها بسيطة.

ظروف مانيلا

بشكل أوسع

تجنب استخدام ظروف مانيلا لتخزين المواد في خزانة الملفات ماعداالحفاظ على أوراق الضرائب القديمة. لان المواد المحفوظة في ظروف مانيلا ستصبح بعيدة عن النظر ويمكن نسيانها، ولذلك لا تستحق المحافظة عليها بشكل ملائم.

مقالات

بشكل اوسع

هناك بعض الناس الذين يحبون قص المقالات من الجرائد،والمعلومات المتنقلة او زيارةاماكن التسلية لذا يحتاجون إلى نوع من التنظيم قبل ان يصابو بالجنون من كامل الفوضى الورقية. ضع كل نوع من القصاصات في ملفه الخاص، بحيث يصنف بشكل واضح، لذا يصبح من السهل ايجاد هذه المواد.او نسخ قصاصات متعددة ذات صلة بالموضع في صفحة واحدة لتجنب فقدان القصاصات.

تصنيف البطاقات

بشكل أوسع

عند تصنيف البطاقات، كن محدد وتجنب استخدام الموضوعات المتنوعة؛ واكتب فقط ما يستحق التدوين.

تغيير البطاقة

بشكل أوسع

استبدل جميع البطاقات من تعليق ملف المجلدات أمام الملف. تصل الاصابع بشكل طبيعي الى الملف إذا كان أمامها، يكون المجلد الداخلي لذلك الملف موجود في داخله. إذا كانت البطاقة خلف المجلد، تصبح للمحتويات رغبة أكبر للانزلاق بين ملف المجلدين وتضيع إلى الابد في تلك المساحة.

مشابك الأوراق

بشكل أوسع

لا تستخدم أبداً مشابك الأوراق عند قيامك بالأرشفة. تصبح لديهم رغبة بالاشتباك مع أوراق أخرى والتي تحمل موضوعات مختلفة تماماً. استخدم المشابك السلكية إذا وجب حفظ المواضيع مع بعضها.

الملفات الكبيرة

بشكل أوسع

نصيحة عامة إذا أصبح حجم الملف اكبر من انش واحد، يفضل تقسيمه او التخلص من بعض المواد.

الاضافة إلى الملفات

بشكل أوسع

كلما أضفت قصاصة ورقية جديدة إلى الملف، ارجع الى الملف لمعرفة فيما إذا كان هناك بند قديم يتوجب التخلص منه. يتوجب هذا وضع قيد على نمو الملفات. الاشياء التي يمكن ان تكون في الملف الى حد بعيد لبعض الوقت يجب التخلص منها عادة.

تاريخ انتهاء الصلاحية

بشكل أوسع

تحديد فترة لانتهاءالصلاحية للكثير من مواد الملف قدر الامكان. قم بوضع رمز لجميع المواد مع تاريخ انتهاء الصلاحية عندما يصبح الادخال ممكن التخلص منه. لا تعيد النظر في المحافظة على شيء ما عندما يحين وقت التخلص منه.التزم بالوقت المحدد للتخلص منه.

التجهيزات

بشكل أوسع

اشتري خرامة بثلاثة ثقوب، اثقب الاوراق وأرشفهم في أغلفة بثلاث حلقات. يعتبر هذا جيدا للكراسات ،والخرائط ومواد مشابهة.